Blogissa nyt: Analysoidako vaiko ei – siinäpä pulma – vai onko?

Pitäisikö henkilöiden, joiden vastuulla on uutisten kerääminen ulkoisista tietokannoista ja niiden jakaminen, ottaa myös enemmän vastuuta siitä, miten toimintaympäristön muutoksia analysoidaan? Lue, mitä Aila Vapaaoksa ajattelee asiasta.

Analysoidako vaiko ei – siinäpä pulma – vai onko?

Silloin tällöin keskustellessani tietotyötä tekevien kollegoiden kanssa nousee aiheena esiin analyysien teko. Lähinnä se, kenen organisaatiossa pitäisi tehdä analyysia, tai ehkä pikemminkin se, pitäisikö henkilöiden, joiden vastuulla on uutisten kerääminen ulkoisista tietokannoista ja niiden jakaminen, ottaa myös enemmän vastuuta siitä, miten toimintaympäristön muutoksia analysoidaan. Oma vastaukseni on tietenkin kyllä; ammattilaisten pitää nimenomaan ottaa vastuuta, hankkia osaamista ja työkaluja ja vastata jo ennenkuin kysytään.

Analyysiosaaminen on kysymysten tekoa. Aikaisemmilla analyysimenetelmien kurssilla laitoin ryhmät analysoimaan samaa tehtävää eri analyysimenetelmillä. Yksi ryhmä otti käyttöönsä SCP-menetelmän, yksi teki SWOT-analyysin ja yksi ryhmä Porter-5 forces -analyysin. Kaikki ainakin kohtalaisen tunnettuja menetelmiä. Jokainen ryhmä päätyi erilaiseen analyysiin johtuen siitä, että kysymykset, joita analyysimenetelmä pakottaa käyttämään, ovat erilaisia.

Analyysimenetelmiä on kymmeniä, ellei satojakin. Tietotyötä tekevän olisi hyvä osata tai ainakin tuntea vähintään kaksikymmentä, mielellään neljäkymmentä eri menetelmää. Mainitut kolme tuottivat ”oikean” tuloksen vastauksena kysymykseen ”Mitä tämä tarkoittaa meille?”. Näkökulma oli kuitenkin hieman erilainen tarkasta kysymyksenasettelusta riippuen.

Tästä päästään mielestäni mielenkiintoiseen kysymykseen: miksi niin usein osaavatkin ihmiset tekevät huonoja analyyseja? Tämä ei johdu siitä, ettei olisi riittävästi tietoa saatavilla, saatavilla oleva tieto olisi virheellistä tai olisi jotenkin vääränlainen teknologia käytettävissä - ei ainakaan aina - silloin on vain tehty vääriä kysymyksiä. Väärien kysymysten teko voi johtua siitä, että käytettävissä olevat faktat johtavat monentyyppisiin tulkintoihin, jolloin ne helposti hylätään epämukavina eikä ongelmaa lähdetä analysoimaan lainkaan. Syinä saattavat myös olla erilaiset tabut tai piilossa olevat ennakkoluulot, jotka ohjaavat kriittistä ajattelua. Useimmiten syynä on kuitenkin vaikeus valita oikeaa analyyttista menetelmää, jolla pystyttäisiin esittämään oikeat kysymykset ongelman ratkaisemiseksi.

Ihmisen ajatteluprosessi on kompleksinen. Olen joskus lukenut sitä kuvattavan eräänlaisena mustana laatikkona: ärsyke menee sisään, jotain selittämätöntä tapahtuu ja vastaus tulee ulos. Minusta on harmillista, että analyysiprosessi ei ole niin suoraviivainen kuin esimerkiksi amerikkalaisissa poliisisarjoissa, joissa faktat ovat selkeitä ja johtavat yksiselitteisiin johtopäätöksiin.

Elävässä elämässä meillä on faktoja ja evidenssejä, jotka eivät aina osoita samaan suuntaan vaan tarvitaan hypoteeseja. Siitä mistä ei ole faktoja täytyy tehdä olettamuksia, ja koko prosessiin liittyy aina epävarmuuksia. Tästäkin syystä eri analyysimenetelmien osaaminen on tärkeää - pitää pystyä näyttämään, missä ja minkälaiset ovat tämän nimenomaisen analyysin epävarmuudet - mihin kysymyksiin ei pystytty varmuudella vastaamaan. 

Analyysi on yksi vaikeimmista ja kompleksisimmista tehtävistä, joita yrityksissä tehdään. Analyysimenetelmät auttavat strukturoimaan ajattelua mutta eivät tee ajattelua puolestasi eivätkä johda automaattisesti lopputulokseen. 

Robert M. Clark, entinen CIA-analyytikko, joka on mm. kirjoittanut kirjan ”Intelligence Analysis: Estimation and Prediction”, kuvasi lyhyesti ja ytimekkäästi analysointia  “....the complex process of developing meaning from available information”.

Kirjoittaja Aila Vapaaoksa on Tietojohtaminen ry:n hallituksen jäsen ja Senior Consultant Pöyry Management Consulting -yhtiössä.

Aila on pitänyt Tietojohtaminen ry:n jäsenille monia analyysiosaamiseen liittyviä koulutustilaisuuksia.

Seuraava koulutus Johdatus analysointimenetelmiin järjestetään torstaisin 29.8., 26.9. ja 31.10.2019 klo 9.00 - 13.00.

Lue lisää koulutuksesta ja ilmoittaudu mukaan 22.8.2019 mennessä.