Blogissa nyt: Tietojohtamisen arviointimalli, mustat joutsenet ja Covid-19 -pandemia
Tietojohtamisen arviointimalli ja erityisesti siinä tunnistetut kehittämiskohteet ovat polttavan ajankohtaisia. Tämän on käsin kosketeltavalla tavalla osoittanut Covid-19 -pandemia, joka mustan joutsenen tavoin yllätti hallitukset ja terveydenhuollon ammattilaiset ympäri maailmaa.
Tietojohtamisen arviointimalli, mustat joutsenet ja Covid-19 -pandemia
Lähes vuosi sitten valtioneuvoston kanslia julkaisi tietojohtamisen arviointimallin julkiselle sektorille (Jääskeläinen ym. 2019). Mallin tarkoituksena on auttaa palveluista vastaavia organisaatioita kehittämään tietojohtamista. Arviointimalli keskittyy kymmeneen tietojohtamisen päänäkökulmaan. Nämä ovat visio ja strategia, hallintorakenne ja organisaatio, tietotarpeet, tiedon hankinta, organisointi ja varastointi, tietotuotteet ja palvelut, tiedon jakaminen ja käyttö, mittarit ja hyödyt. Lisäksi mallin kehittäjät (Leskelä ym. 2019) tunnistivat useita kehittämiskohteita. Tällaisiksi nousivat mm. tietojen luokitukset, alueellisten toimijoiden välinen työnjako, kansallisten tavoitteiden konkretisointi ja IT-arkkitehtuurin kehittäminen.
Tietojohtamisen arviointimalli ja erityisesti siinä tunnistetut kehittämiskohteet ovat polttavan ajankohtaisia. Tämän on käsin kosketeltavalla tavalla osoittanut Covid-19 -pandemia, joka mustan joutsenen tavoin yllätti hallitukset ja terveydenhuollon ammattilaiset ympäri maailmaa. Arviointimallin kehittämisehdotusten avulla nykyistä pandemiatilannetta ja siihen vastaamista voidaan arvioida tarkemmin.
Äkillisesti leviävä pandemia on tuonut esiin haavoittuvuuksia sosiaali- ja terveydenhuollon varautumisessa. Varautumisen käsitteellä on tyypillisesti ymmärretty esimerkiksi materiaalisista varautumista. Viime aikoina on keskusteltu paljon mm. tärkeistä huoltovarmuusvarastoista. Huomiota on kiinnitetty myös henkilökunnan riittävyyteen. Varautuminen voidaan ymmärtää kuitenkin vieläkin laajemmaksi ja monisyisemmäksi kokonaisuudeksi. Varautumista pandemian kaltaisiin äkillisiin ja hankalasti hallittaviin tilanteisiin voi toteuttaa myös tietojohtamisen keinoin. Keinovalikoimaan kuuluvat mm. tietopohjan kartoittaminen, tietojen yhdistäminen, IT- ja tietoarkkitehtuuri sekä yhteistyö ja tiedon jakaminen.
Tietojohtamisen keinovalikoiman hyödyntäminen ei kuitenkaan ole itsestään selvää tai suoraviivaista. Mustat joutsenet eivät anna itsestään varoitusmerkkejä. Varautuminen on siten vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Mustista joutsenista voi joka tapauksessa oppia. Tietojohtamisessa ja siihen liittyvässä varautumisessa oppi voisi olla se, että tietopohjan ennakoiva kartoittaminen, tuntemus ja kehittäminen ovat tärkeitä organisaatioiden välisiä prosesseja. Esimerkiksi Covid-19 -epidemia on osoittanut, että mm. työterveyshuollosta saatavia tietoja voidaan käyttää avuksi epidemian leviämisen ennakoimiseksi. Työterveysdata on tärkeää esim. ennakoitaessa terveydenhuollon henkilökunnan riittävyyttä pandemian aikana. Datan käytön hyödyntämisen edellytyksenä on kuitenkin se, että sitä on saatava monista organisaatioista kattavan kokonaiskuvan saamiseksi
Tietojen yhdistelemisessä on voimavara. Arviointimallin loppuraportissa Leskelä ym. (2019) toivat esiin sen, miten sosiaali- ja terveystietojen yhdistäminen on hankalaa, koska rekisterinpito on hajautunut monille eri toimijoille. Tämä haittaa loppuraportin mukaan tietojohtamista, ja luonnollisesti siitä saatavia hyötyjä, merkittävästi. On huomattava, että tietojen yhdistämisen ongelma ei koske vain sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen yhdistämistä. Kysymys on myös terveydenhuollon tietojen yhdistämisestä alueellisesti. Tämä siitäkin huolimatta, että sairaanhoitopiirien alueilla on loogisen kokonaisuuden muodostava terveydenhuollon yhteisrekisteri. Edellä mainittu työterveyshuollon tietoaineisto voi tulla hyödynnetyksi vain pirstalemaisesti, jos organisaatioilla ei ole mahdollisuutta yhdistellä tietoja. Organisaatiokohtainen näkemys esimerkiksi henkilöstötilanteesta on vain osatotuus ja edellyttää kokonaisnäkemyksen aikaansaamiseksi koordinaatiota organisaatioiden välillä. Edellä mainittu esimerkki kuvastaa laajemminkin sitä, miten erilaisten tietojen yhdistelemiseen on varauduttava (ennakkoon) kattavan tilannekuvan ja ennusteiden laadinnassa.
Ajalla on merkitystä. Erilaisten rekisteritietojen yhdistämisen lisäksi on huomioitava, kuinka nopeasti tarvittavien tietojen yhdistäminen onnistuu. Esimerkiksi nopeasti ja herkästi leviävien tartuntatautien tilanteessa nopeiden analyysien tekeminen on paikallaan ihmishenkien pelastamiseksi. Varautumisen näkökulmasta pitää pohtia sitä, miten tehokkaasti ja hyvin normaaliolosuhteisiin luodut toimintamallit ja tavat toimivat. Lisäksi olisi mietittävä, miten kriittisten tietojen tietoturvallisesta ja -suojatusta käsittelystä voidaan varmistua myös kriisiaikoina. Aika näyttää, miten tällaiset näkökulmat otetaan huomioon lainsäädännössä ja kehittämisessä.
ICT on monessa suhteessa mahdollistaja. Mustan joutsenen lehahtaessa lentoon ensiarvoisen tärkeää on hyvä IT-arkkitehtuuri. Tietojohtamisen näkökulmasta erityisesti tietoarkkitehtuuri korostuu. Kansallisesti tietoarkkitehtuurityötä on tehty jo pitkään. Tästä työstä on kuitenkin matkaa siihen, miten hyvin organisaatiot soveltavat mm. arkkitehtuuriperiaatteita. Tämä puolestaan heijastuu organisaatioiden tietojohtamisen kyvykkyyteen. Erityispiirre varautumisen, tietoarkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtuurin näkökulmasta on siinä, miten hyvin ja nopeasti eri organisaatiot voivat luoda ja käyttää hyödyksi teknisiä rajapintoja kriisinhallinnassa tarvittavien tietojen välittämiseksi. Normaalitilanteissa tällaiset yhteydet puuttuvat. Jos tällaisia ratkaisuja esimerkiksi epidemioiden aikana toteutetaan, oleellista on ennakkoon ymmärtää mahdollisimman pitkälle se, mitä tietoja on luvallista siirtää ja mitä ei. Tähän keskusteluun ei ole hyvä päätyä kriisitunnelmissa, kun aika on niukka resurssi.
Yhteistyö on voimaa. Monia tietojohtamisen alaan kuuluvia keinoja voi lainsäädännöllisistä rajoitteista huolimatta toteuttaa jo nyt. Keskustelua voi käydä mm. tietopohjasta ja sen hyötykäytöstä. Samoin ideoiden ja ajatusten vaihtaminen ei ole juridiikasta kiinni. Tietämyksen kartuttaminen on myös tapa molemmin puolisesti rikastuttaa organisaatioiden kykyä vastata tietojohtamisen haasteisiin. Näiden toteuttamiseen tarvitaan vain hyvää tahtoa ja kiinnostusta.
Timo Hakala
Kirjoittaja on Tietojohtaminen ry:n jäsen ja työskentelee HUS Tietohallinnossa
Lähteet:
Aki Jääskeläinen, Nina Helander, Virpi Sillanpää, Riikka-Leena Leskelä, Ira Haavisto, Valtteri Laasonen, Tommi Ranta ja Paulus Torkki (2019): Tietojohtamisen arviointimalli. Saatavissa https://stm.fi/documents/1271139/13927945/Tietojohtamisen_arviointimalli.pdf/44b98be5-6363-3863-662a-86506a276dc0/Tietojohtamisen_arviointimalli.pdf.pdf
Riikka-Leena Leskelä, Ira Haavisto, Aki Jääskeläinen, Nina Helander, Virpi Sillanpää, Valtteri Laasonen, Tommi Ranta, Paulus Torkki (2019): Tietojohtaminen ja sen kehittäminen: tietojohtamisen arviointimalli ja suosituksia maakuntavalmistelun pohjalta. Saatavissa http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/161659/42_19_Tulevaisuuden_tietojohtaminen.pdf