Blogissa nyt: Tiedolla johtamista tilanteen ehdoilla

Kuinka tiedolla johdetaan ympäristössä, jonka vallitsevia piirteitä ovat epävakaus, epävarmuus, monimutkaisuus ja epäselvyys? Lue blogista, millaisia vastauksia Sonja Martikainen ja Krista Kovanen tarjoavat tähän kysymykseen.

Tiedolla johtamista tilanteen ehdoilla

Koronaviruspandemia on muuttanut kaikkien organisaatioiden toimintaa, ajatusmalleja ja tapoja tehdä työtä. Vaikka radikaaleimmat muutokset ovat kohdistuneet suoraa fyysistä kontaktia vaativaan palvelutyöhön ja automatisoitavissa oleviin tehtäviin, on myös tietointensiivinen asiantuntijatyö muuttunut etätyömallien myötä. Tietoasiantuntijat ovat hyödyntäneet tämän ajan etsimällä uusia tapoja ja työkaluja tiedon analysoinnin helpottamiseksi. Samalla he ovat auttaneet kollegoita siinä, miten vajavaisesta tiedosta voidaan tehdä johtopäätöksiä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Korona-aika on lisännyt kiinnostusta tutkittuun ja analysoituun tietoon, tulevaisuuden ymmärtämiseen, ja McKinseyn mukaan valtaosa työvoimatarpeesta pandemian jälkeen tuleekin kohdistumaan tietointensiivisiin asiantuntijatöihin.

Mutta kuinka tiedolla johdetaan ympäristössä, jonka vallitsevia piirteitä ovat epävakaus, epävarmuus, monimutkaisuus ja epäselvyys? VUCA-maailmassa kriisitilanteiden tiedolla johtaminen on nyt muuttunut skenaariotyöskentelyksi ja tulevaisuusajatteluksi. Nando Malmelin kirjoittaa, että yritysten ja johtajien on kehitettävä kykyään ymmärtää liiketoiminnan murroksia ja hyödyntää niiden tarjoamia mahdollisuuksia uudistumisessa. Koronaviruspandemia on pakottanut meitä luovien ideoiden kokeiluun, mutta kuinka jatkossa ylläpidämme tätä pakkoa, kun tiedon jakaminen ja vuorovaikutustilanteet digitalisoituvat entisestään? Online-työkalujen takaa emme näe ja ymmärrä kaikkea, mikä korostaa tietoasiantuntijan uteliaisuuden merkitystä.

Uteliaisuus, tietojen kyseenalaistaminen ja tarkistaminen, sekä uusien mahdollisuuksien etsintä ovat osa huomion suuntaamista nykyhetkestä kohti entistä parempaa tulevaisuutta. Merkityksellisen ja käyttökelpoisen tiedon hankinta, tallennus, hallinta ja analysointi vaativat nyt kuitenkin sosiaalisen, digitaalisen ja fyysisen ympäristön innovatiivista hyödyntämistä, jotta tiedosta saadaan tulevaisuudelle oikeaa suuntaa. Hybridityössä on valtavat mahdollisuudet, mutta myös omat sudenkuoppansa. Miten parhaat opit ja käytännöt etä- ja läsnäolotyöstä yhdistetään? Miten tietoasiantuntija jatkossa toimii ja mitä on työn uusi tulevaisuus?

Tilannetietoisuus tietotyön ytimessä

Tilannetaju tarkoittaa sekä oman että toisten olotilan ja olosuhteiden huomioon ottamista. Tilannetajun keskiössä ovat aina analyyttisuus sekä kyky reagoida oikeaan aikaan. Analyyttisessä työssä tulee oppia ymmärtämään, miten tulkita tietoa ja tilanteita: havainnot ja tulkinnat ovat eri asioita. Kuten Yhdysvaltojen ja Ranskan viimeaikaiset johtopäätökset Afganistanin tiedustelumateriaalista osoittavat, samasta aineistosta voidaan tehdä hyvin erilaisia tulkintoja. Myös havaintovirheitä, ajatteluvinoutumia (engl. ”bias”), on monenlaisia, kuten olemme saaneet lukea Daniel Kahnemanin teoksesta Thinking Fast and Slow (2011). Pidämme esimerkiksi itsemme kaltaisista ihmisistä. Yliarvioimme myönteiset ja aliarvioimme kielteiset tapahtumat sekä niiden todennäköisyyden. Painotamme päätöksissä kielteisiä asioita helposti myönteisiä enemmän. Meidän on vaikea luopua asioista, joita olemme tehneet pitkään. 

Vaikka usein kuvitellaan, että oman organisaation ongelmat ovat uniikkeja, kamppailevat monet toimijat hyvinkin samankaltaisten haasteiden parissa. Koronaviruspandemian aiheuttamien muutosten myötä muistamme, että stressinhallinta on suoraan vaikuttamista tilannetajuun. Väsyneenä kokonaisuuksien ymmärtäminen ja ongelmanratkaisutaidot ovat haasteellisia, ja silloin tietoasiantuntijakin keskittyy vain selviämiseen. Ajatteluntaitoa tulee vaalia myös stressitilanteissa ja kriiseissä, työympäristöstä riippumatta.

Odotukset tulevaisuuden tietoasiantuntijalle

Jatkuva datavirran järjestely vaatii analyyttisia - ja erilaisia työkalutaitoja. Tietoasiantuntijatyössä korostuvat nyt entistä enemmän korkeammat kognitiiviset taidot, kuten luovuus, ongelmanratkaisu, monimutkaisen tiedon prosessointi ja tulkinta, sekä sosio-emotionaaliset taidot, kuten aloitteellisuus, itseilmaisu ja toisten huomioon ottaminen. Kyky työskennellä tehokkaasti digitaalisessa ympäristössä vaatii kriittisten teknologioiden, järjestelmien ja dataprosessien ymmärrystä, mutta myös pehmeitä taitoja, oman työn johtamista, sopeutumista ja joustavuutta. Joskus tietovirtaan täytyy ottaa etäisyyttä, ettei jatkuva kohina tai kiire vie tietoasiantuntijaa ylivirittäytyneeseen tilaan. Kahneman, Sabony & Sunsteinia mukaillen, kaikessa on mukana kohinaa, jota voimme kuitenkin tietoisesti rajoittaa, kun ymmärrämme alttiuden kohinalle.

Pysähtyminen, rauhoittuminen ja keskittyminen ovatkin tietotyöläisen perustaitoja. Kuulostaa helpolta, vaikka sitä se ei ole aina käytännössä. Analyyttisen otteen tulee olla nykyhetken ymmärtämisessä, mutta varsinainen katse tulee suunnata tulevaisuuden mahdollisuuksien ja riskien tunnistamiseen. Ripauksella monipuolista oivaltamista ja ongelmanratkaisutaitoja, näistä muodostuu tulevaisuuden VUCA-ympäristöissä välttämätön tilanneälykkyyden taito, jota on mahdollista kehittää.

Lopulta tietoasiantuntijan on osattava vastata kysymyksiin: mitä voimme tämän tiedon perusteella päättää ja mitä tämä tarkoittaa meille.  Dataan pohjautuva älykkyys vaatii edelleen tilannetajua, joka syntyy tahdosta ymmärtää eri näkökulmia ja rikastuttaa omaa ajatusta, esimerkiksi kollegoiden tai yhteistyökumppaneiden näkemyksillä. Intuition herkistäminen parantaa poikkitieteellistä soveltamista ja ennakkoluutonta rohkeaa ajattelua, mikä on tietoasiantuntijalle tarpeen. Mitä voikaan tapahtua, jos yhdistää intuition John Doerrin Measure What Matters -teoksen OKR-ajatteluun (Objectives and Key Results) ja Juuso Hämäläisen ja Henri Soran ajatuksiin reflektointipalavereista (retrot).

Keskustelurohkeus ja tunteet informaation lähteinä

Rikastuttaakseen ajatustaan tietoasiantuntijan tulee osata verkostoitua. Se, kuinka varmistamme kontaktien luomisen ja ylläpidon, sekä tehokkaan ja mielekkään yhteistoiminnan, ei kuitenkaan tapahdu samalla tavoin kuin ennen. Työelämän painetilanteet vaativat nyt yhä enemmän tunnetaitojen hallintaa, ja korona-aikana etenkin myönteisten tunteiden välittäminen on saattanut jäädä etäyhteyden jalkoihin. Tietoasiantuntijan täytyy lähteä liikkeelle siten, että hän ymmärtää sekä omat tunteensa että myös sidosryhmien tunteet. Tietopohjaiseen asiantuntijakeskusteluun on hyvä yhdistää ihan uudella tavalla tunteiden ymmärtäminen. 

Tunteet ovat kuitenkin tärkeä informaation lähde, kyky ja voimavara, sillä omien ja muiden tunteiden huomioiminen auttaa meitä ymmärtämään, mikä meille on todella arvokasta ja mitä me haluamme yhdessä ymmärtää isosta tietomassasta. Tietoasiantuntijalle myös intuitio (kuten myös sattuma) nousee usein tärkeäksi osaksi tiedon hankintaa, analysointia ja päätöksentekoa. Voimakkaat tunteet ja vahvat ennakko-olettamukset voivat vääristää tilanteen lukutaitoamme: omat havainnot, tulkinnat ja johtopäätökset eivät aina ole oikeita. Tunteenomaisten tilanteiden purkaminen edellyttää avointa, rehellistä keskustelua ja kysymyksiä. Tietoasiantuntija voi hyvinkin olla se henkilö, joka kysyy kysymykset, joita kukaan muu ei ole esittänyt. Suoruus perustuen jäsenneltyyn dataan tai analysoituun tietoon on hyvä alku, maustettuna kuuntelulla ja myötätunnolla.

Tulevaisuuden tietoasiantuntijan tulee näin olla keskustelurohkea. Yhteiskuntamme on täynnä keskusteluja, joihin voi ja kannattaa osallistua. Organisaatiopsykologi Adam Grant painottaa, että uusista ideoista ei aina osata viestiä organisaatioissa motivoivasti ja laajasti. Kay & Kingin näkemyksiä seuraten, ajattelumme vinoumat ovat kuitenkin hyväksyttäviä. Emme koskaan saa kaikkea tarvittavaa tietoa organisaation johtamiseksi, mutta meidän on kyettävä tekemään päätöksiä. Päätöksenteossa keskeistä on aina kontekstin ymmärtäminen. Tähän liittyy abduktiivinen päättely (keksimisen tapa), jossa järkevä selitys tai hypoteesi tukee tehtyä havaintoa ja tiedettyä tosiseikkaa.  Tiedolla johtamisen kautta matka päätöksenteon tukemiseen ja myös ajatusjohtamiseen voi lyhentyä, mutta ei ilman viestintä- ja vuorovaikutustaitoja. Olisimmeko tietoasiantuntijoina näin Perttu Pölösen taitotitteleiden ”herättelijöitä”, ”innostajia”, ”helpottajia” tai ”mahdollistajia”?

KTM, HTM, MBA, MTI (AMK), HHJ PJ, sertifioitu valmentaja ja terapeutti Sonja Martikainen työskentelee VTT:n Strategia ja Business Intelligence -toiminnossa tehtävänimikkeellä Head of Business Intelligence.

KTM ja viestinnän, mediakulttuurin sekä psykologian opiskelija Krista Kovanen työskentelee VTT:n Strategia ja Business Intelligence -toiminnossa nimikkeellä Market Analyst Trainee. 

KIRJOITUKSEN INSPIRAATIONA & LISÄLUKEMISTA  
Doerr, John. Measure what matters. How google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs. Portfolio, 2018.
Grant, Adam. Originals. How non-conformists change the world. WH Allen. London. 2016.
Hämäläinen, Juuso & Sora, Henri. Strategia arkeen OKR-mallilla. Kauppakamari. 2020.
Kahneman, Sabony & Sunstein: Noise: A Flaw in Human Judgment. 2021.
Kay, John & King, Mervyn. Decision-making beyond the numbers. 2020.
Malmelin, Nando. Radikaali uudistuminen. Miten johtaa murroksessa. Kauppakamari. 2021.
McKinsey Global Institute, 2021. The future of work after COVID-19  
McKinsey Accelerate, 2021. Thriving after COVID-19: What skills do employees need? 
Pölönen, Perttu. Tulevaisuuden identiteetit. Oletko sinä kenties mahdollistaja, innostaja, kiteyttäjä tai kirkastaja? Otava. 2020.
Åhman, Helena. Keskusteluälykkyys painetilanteissa, Alma Talent. 2019.